Plonger dans le collectif de PERCOLAB à MONTRÉAL !

PERCOLAB https://www.percolab.com/fr/ est une coopérative qui accompagne les organisations à pratiquer une collaboration (interne et externe) plus consciente et plus créative, une collaboration «courageuse ». PERCOLAB se définit comme un réseau de laboratoires vivants qui développent de nouvelles façons d’apprendre, de travailler et de gouverner. Son studio est niché dans le quartier en pleine effervescence du Plateau Mont-Royal à Montréal.

J’ai fait connaissance de PERCOLAB en rencontrant Samantha SLADE dans une invitation faite par le cercle APE  https://www.cercleape.com/  sur une initiative de Denis CRISTOL il y a Quelques 10 ans. Elle est en ce moment en Australie 🙂 et nos chemins se croisent ! Elle emporte avec elle, la méthode développée sur le Leadership Horizontal : https://www.lapresse.ca/debats/2020-10-04/extrait-de-le-leadership-horizontal/redevables-les-uns-envers-les-autres.php.

Nous nous croiserons donc, mais son équipe m’accueille !

Un lieu chaleureux et flexible

Le lieu lui-même est chaleureux et flexible, et l’habitude au Québec pour cause de neige, de se déchausser et d’être en chausson ou chaussettes participe d’un certain bien être. Nous installons le lieu de la réunion de façon à pouvoir être assis en cercle sur différents types d’assises, à la convenance des participants. La table de travail est rapidement déplacée pour dégager l’espace utile à la nouvelle activité.

Un accueil participatif

J’ai été accueillie à l’occasion de la réunion interne de PERCOLAB qui, dans son principe, accepte jusqu’à 3 personnes extérieures à la structure. Cet accueil d’étrangers permet en même temps de recueillir des avis externes qui peuvent éclairer ou apporter une autre vision des choses sur les décisions ou les échanges qui se font dans le groupe. Cette ouverture est déjà intéressante à vivre.
Une charte de fonctionnement est envoyée par mail au moment où est proposée la date de réunion. Elle précise en amont les règles du jeu de l’accueil.
On intervient dans la langue de son choix, on participe vraiment et on suit le processus de la réunion avec un temps de check-in (tour d’accueil), un déroulement et un check-out (tour de clôture) … 

PERCOLAB est un laboratoire vivant qui expérimente des choses à l’interne, créé des prototypes qui sont expérimentés en mode agile auprès des clients. Accueillir participe de cette expérimentation. 

Une anticipation partagée de l’ordre du jour et des temps consacrés 

Chaque participant à une trame de réunion qui lui est transmise en amont. Elle comprend des catégories de réflexion qui peuvent être remplies : OUVERTURE-INFORMER/ANNONCER-CONSULTER/RETROACTION-BIEN ÊTRE-CO-CRÉER/TRAVAILLER ENSEMBLE-DÉCIDER/PROPOSER-CLÔTURE.

Chacun peut indiquer un sujet qu’il-elle compte aborder et précise le temps qu’il-elle souhaite voir attribuer au traitement de ce sujet parce qu’ il ou elle en a besoin pour son point d’ordre du jour.

La contribution par chacun.e à l’ordre du jour (agenda) à une fonction éminemment responsabilisante et évite la confiscation du pouvoir par celui ou celle qui rédigerait l’ordre du jour avant la tenue de la réunion.En effet, la décision du contenu amont autant d’importance que la résolution des thèmes pendant. C’est en effet important de donner du temps à chacun·e, d’arriver dans la réunion en ayant réfléchi à d’éventuels points à amener.

De plus la gestion le temps est considérée comme une denrée respectable et à partager. Donc tout le monde s’en soucie sans être sous le contrôle d’un seul gardien du temps, puisque chacun a anticipé dans cette ressource, le temps qui lui serait nécessaire. Chacun peut donner un peu du temps qu’il avait anticipé à la prise de parole de quelqu’un d’autre, si il.elle le choisit et s’il.elle pense que cela peut être utile. C’est d’ailleurs ce qui s’est passé pendant la réunion. Un participant a choisi de donner un peu de son temps à quelqu’un qui n’avait pas encore abouti sur une décision.

Des rôles pour réguler 

En début de réunion, 4 rôles sont répartis sur la motivation à tenir ce rôle :

•  Le rôle de flow host. Il est dédié à l’animation de la rencontre. Cela permet qu’il y ait un le fil conducteur qui assure le « flow » entre les différents moments de la rencontre ;
• Le rôle de documentation. Il est dédié à synthétiser les éléments clés pour assurer la documentation interne des rencontres ;
• L’ange du temps qui veillera à ce que les temps anticipés sur l’agenda puisse être respectés. Il met un timer à chaque début de nouveaux sujets en s’alignant sur le temps qui est mis dans le tableau de réunion. C’est pour donner des repères de temps à l’équipe, notamment à la personne qui est en train de faciliter son point, la libérant ainsi du besoin de regarder son propre temps pour se consacrer à ce qu’elle, et le reste de l’équipe, fait ;  
• Et le rôle de l’hôte technique, qui gère les outils de rencontre.

La plateforme Slack utilisée par Percolab pour ses communications est souvent utilisée pendant les réunions pour partager les décision prises ou du travail réalisé durant la rencontre.

Un mode de Hybride facilité

La réunion se fait sous un mode hybride, et les personnes à distance sont accueillies comme les personnes en présence ; un outil comme OwL labs https://owllabs.ca/  caméra, qui se tourne vers la personne qui prend la parole et qui amplifie le son facilite la participation de tous.

Le déroulement de la réunion

La réunion dure deux heures et le temps sera respecté .Tout est fait collectivement pour que le temps soit respecté, même si on me dira que cela arrive que le temps soit légèrement dépassé

– Un retour sur l’agenda

Une dizaine de minutes sont consacrées individuellement à ce que chacun puisse noter dans le tableau partagé des points qu’il aurait voulu aborder ou qu’il voulait modifier par rapport à ce qu’il ou elle avait possiblement déjà inscrit à l’ordre du jour en préparation de la réunion.

– Un démarrage inclusif

Une question de démarrage (CHEK IN) est proposée pour que tout le monde se retrouve réuni autour d’un objet commun.
Aujourd’hui la proposition et « qu’est-ce qui vous a fait sourire ces derniers jours et que vous avez envie de partager. » Chacun s’exprime à son tour et partage ce qu’il a envie de partager. (Un autre check-in pourrait être « qu’est -ce que l’on se donne comme intention pour cette rencontre ? « ). Cela fait un lancement très agréable et positif de la réunion. Quand le tour de parole est terminé, le flow host propose d’aborder un des sujets figurant à l’ordre du jour.

– Des sujets vivants

Chaque sujet est ainsi tout à tour évoqué et débouche sur des choses différentes qui sont liées aux éléments du canevas de la rencontre (évoqué plus haut), chaque section décrivant l’intention des points abordés. Sont évoqués alternativement :

• La proposition de créer un espace de discussion sur la décolonisation pour rendre vivant les principes que PERCOLAB adopte
• Le questionnement sur un lieu adapté pour un évènement à Québec.
• Une membre de l’équipe a consulté ses collègues pour générer des questions de réflexion en prévision d’un voyage pour le travail
• Un participant évoque la question de ses rôles, afin de rééquilibrer sa charge de travail.
• Sont enfin abordées la question du site web et la possibilité de se rendre disponible dans les locaux sur un temps dédié pour que le public puisse venir acheter le jeu édité par PERCOLAB

– Un chek-out pour bien finir

Il se fait par un tour de table en mode popcorn pour cette fois ci sur un mot ou une expression qui résume- son vécu de la séance. La question varie d’une fois à l’autre, comme le check-in et se font le plus souvent en cercle et parfois, non par un partage de mots,  mais par un geste, un mouvement, un dessin, etc…

La question des rôles  

À PERCOLAB Il y a comme 12 rôles possibles. SAMANTHA SLADE a écrit un article sur la question des rôles chez PERCOLAB : https://www.percolab.com/whats-all-the-fuss-about-roles-in-horizontal-teams-and-organizations/. Chacun a a minima le rôle de membre gestionnaire et de consultant dans les missions d’intervention et remplit ensuite un ou plusieurs des autres rôles nécessaires à la gestion de l’entreprise pour un temps et sur sa motivation à la faire. Des échanges réguliers sont faits au sein de l’équipe sur les rôles de façon à ce que chacun soit au courant des tâches remplies et du temps que représente la tenue au mieux des rôles. L’idée est que chacun prenne soin du rôle pour un temps. Ce qui est porteur ou au service de l’organisation, (ce que moi je traduis par efficace J ) c’est le fait que le choix d’une personne de prendre en charge un rôle se fasse en fonction d’un croisement entre le fait qu’elle a les compétences nécessaires au rôle, et surtout de « l’élan », d’un intérêt pour le tenir.

« L’élan et la compétence font l’efficacité » 

Citation de Nina

ZOOM sur le jeu « L’écoute courageuse »

Le jeu créé par PERCOLAB https://www.percolab.com/fr/le-jeu-du-leadership-horizontal/ a pour objectif de travailler l’écoute. Il est fait d’un jeu de cartes utilisables en équipe pour travailler des compétences d’écoute.
On peut mieux le comprendre et le découvrir en explorant la notion de sécurité psychologique : https://www.percolab.com/fr/a-lecoute-de-la-securite-psychologique/.

On peut aussi s’inscrire aux jeux ouverts au public gratuitement chaque mois, en consultant le site web ; vous y trouverez les dates et les horaires : https://www.percolab.com/fr/produit/lecoute-courageuse-le-jeu-jal2303/

Ce texte a été relu et complété par Nina de PERCOLAB

Qu’est-ce que j’ai appris ?

 

– Que l’on peut structurellement accueillir des étrangers à son organisation pour mieux fonctionner, par les avis recueillis et les feed-back

– Que les rôles bien vécus, assurés et rediscutés étaient une dimension importante dans une organisation au-delà des postes liés à une mission

– Que la gestion du temps se faisaient par anticipation du temps que chacun souhaitait voir consacré à un sujet qu’il apporte

– Que les mots utilisés pour décrire une structure sont tous importants et révélateurs des valeurs et de l’état d’esprit que l’on souhaite voir transparaitre

Et vous ? …